スマホを使っていると、写真、アプリ、メール、ダウンロードしたファイルなどが少しずつ増えていきます。
物のように部屋を圧迫するわけではないため、増えていても気づきにくいのがデジタルデータです。気づいたときには写真が何千枚もたまり、使っていないアプリが並び、必要なファイルを探すのに時間がかかることもあります。
デジタルまわりをすっきりさせるために、すべてのデータを細かく分類する必要はありません。大切なのは、よく使うものがすぐ見つかり、不要なものが増え続けない状態を作ることです。
写真を一枚ずつ確認する、メールをすべて整理するといった大がかりな作業から始める必要もありません。スマホのホーム画面を一つ整える、使っていないアプリを数個見直すなど、小さなところから進めれば十分です。
ここでは、スマホやデータをため込みすぎず、毎日使いやすい状態を保つための基本をまとめます。
デジタル整理は「全部きれいにする」ことを目指さない
スマホやパソコンを整えようとすると、写真、メール、アプリ、ファイルなどを一度に片づけたくなることがあります。
しかし、長く使っている端末ほどデータ量が多く、一つずつ確認していると時間がかかります。
最初から完璧に整えようとすると途中で疲れてしまうため、まずは日常的によく触るところから始めましょう。
ホーム画面、写真、ダウンロードフォルダーなど、自分が普段「少し使いにくい」と感じているところを一つ選べば十分です。
デジタル整理では、データの数をできるだけ少なくすることより、必要なものを迷わず使えることを大切にすると続けやすくなります。
スマホのホーム画面はよく使うアプリを中心にする
アプリを追加するたびにホーム画面へ並べていると、何ページにも増えてしまうことがあります。
毎日のように使うアプリと、月に一度程度しか使わないアプリが同じように並んでいると、必要なものを探しにくくなります。
最初の画面にはよく使うものを置く
電話、メッセージ、カメラ、地図、決済など、自分が頻繁に使うアプリを最初の画面へまとめておくと使いやすくなります。
人によって必要なアプリは違うため、一般的な並び方に合わせる必要はありません。
自分が毎日使うものがすぐ開けることを優先しましょう。
使用頻度の低いアプリはまとめる
旅行時だけ使うもの、たまに利用するお店のアプリなどは、別のページやフォルダーへまとめる方法があります。
細かく分類しすぎると、どこへ入れたかわからなくなることもあります。「買い物」「移動」「写真」など、自分がわかりやすい程度で十分です。
使っていないアプリを定期的に確認する
スマホには、試しに入れたまま使わなくなったアプリが残りやすいものです。
以前よく利用していたサービスでも、生活が変われば使わなくなることがあります。
数か月開いていないアプリを見てみる
しばらく使っていないアプリがあれば、今後も必要かを考えてみましょう。
すぐ削除するのが不安なら、まずホーム画面から外すだけでも構いません。
その後も使わなければ、改めて削除を考える方法があります。
似た役割のアプリを増やしすぎない
メモ、写真加工、天気、買い物など、同じような用途のアプリを複数入れていることがあります。
それぞれ使い分けているなら問題ありませんが、一つしか使っていない場合は整理できる可能性があります。
日常的に使いやすいものを残すと、ホーム画面もわかりやすくなります。
写真は全部整理しようとしない
デジタルデータの中でも、特に増えやすいのが写真です。
スマホで気軽に撮影できるため、料理、風景、買い物のメモ、スクリーンショットなど、さまざまな画像が残ります。
数年分を一度に整理しようとすると大きな作業になるため、新しい写真から少しずつ整える方法が向いています。
同じような写真を数枚だけ確認する
同じ場面を連続して撮影すると、似た写真が何枚も残ることがあります。
すべて確認する必要はありません。直近の写真を見るときに、明らかに不要なものだけ削除するくらいでも十分です。
スクリーンショットを定期的に確認する
商品情報、地図、予約内容などを一時的に保存するため、スクリーンショットを使う方も多いでしょう。
用事が終わった後も残り続けやすいため、ときどきまとめて確認すると整理しやすくなります。
すでに必要がなくなったものだけ削除し、今後確認したいものは残しておきましょう。
思い出の写真は無理に減らさなくてよい
旅行、家族、友人、ペットなど、大切な思い出の写真まで減らす必要はありません。
デジタル整理の目的は、保存している数そのものを少なくすることではなく、必要なものがわかりやすい状態にすることです。
大切な写真はアルバム機能などでまとめておくと、あとから見返しやすくなります。
残したい写真と、一時的なメモとして撮影した画像を分けて考えるだけでも、整理しやすくなります。
メールはすべて分類しなくてもよい
メールも長く使っていると数が増えやすくなります。
すべてのメールをフォルダーへ細かく分けようとすると、整理に時間がかかるだけでなく、その後も分類を続ける必要があります。
重要なものだけわかる状態にしておけば、細かな分類を増やさなくても使いやすくなります。
不要な配信メールを減らす
以前登録したショップやサービスから、今はほとんど読んでいないメールが届き続けることがあります。
毎回削除するより、必要がなくなった配信そのものを停止できる場合は見直してみましょう。
届く量を減らすと、その後の整理もラクになります。
必要なメールだけわかりやすくする
予約、契約、仕事、重要な連絡など、あとで確認したいメールには目印をつける方法があります。
すべてを分類するより、「残しておきたいものがわかる」状態を作るほうがシンプルです。
通知は必要なものを選んで残す
アプリが増えると、通知も増えやすくなります。
メッセージ、ニュース、買い物、ゲーム、動画などが次々に表示されると、スマホを開く回数も増えがちです。
すぐ確認しなくてもよい通知を見直す
セールのお知らせやアプリからのお知らせなど、毎回すぐ確認しなくても困らない通知があります。
不要だと感じるものは、アプリごとに通知設定を確認してみましょう。
家族や仕事など必要な連絡は残し、それ以外を少し減らすだけでも画面が静かになります。
通知を全部切る必要はない
通知を減らすために、すべてオフにする必要はありません。
必要なものまで届かなくなると不便です。
自分にとって「すぐ気づきたいもの」と「あとから見ればよいもの」を分けるくらいが使いやすいでしょう。
ダウンロードしたファイルをため込みすぎない
スマホやパソコンで資料や画像をダウンロードすると、そのまま残り続けることがあります。
同じファイルを何度も保存し、似た名前のものが並んでしまうこともあります。
用事が終わったものは少しずつ削除する
予約時に使ったファイル、すでに提出した資料、一時的に保存した画像など、必要がなくなったものは確認したときに削除しておきます。
過去の分を一気に整理せず、今後新しく増えるものをため込まないようにするだけでも状態は変わります。
残すファイルはわかりやすい名前にする
長く保管したいファイルは、あとから内容がわかる名前にしておくと便利です。
何のファイルかわからない名前が並ぶと、開いて確認する手間が増えます。
年月や内容など、自分があとから見てわかる範囲で整えておきましょう。
フォルダーは細かく分けすぎない
データを整えようとして、細かなフォルダーをたくさん作ることがあります。
しかし、分類が細かすぎると、「どこへ入れたのかわからない」という状態になりやすくなります。
仕事、家計、旅行、写真など、自分が普段判断しやすい程度の大まかな分け方で十分です。
一つのファイルをどこへ入れるか長く迷うようなら、分け方が細かすぎる可能性があります。
デスクトップやホーム画面を一時置き場にしすぎない
パソコンのデスクトップやスマホのホーム画面は、すぐ使えるため一時的な保存場所になりやすいところです。
便利だからこそ、放っておくとアイコンやファイルが増えます。
今使っているものだけ残す
現在作業中のファイルや頻繁に使うものは残し、終わったものは本来の保存場所へ移しておきましょう。
画面いっぱいに並ぶ前に少しずつ戻すほうが、あとから大きく整理するより簡単です。
クラウドは「何でも保存する場所」にしない
クラウドを使うと、スマホやパソコンが変わってもデータを確認しやすくなります。
便利な一方で、保存できるからと何でも残していると、どこに何があるのかわかりにくくなることがあります。
重要なものを中心に保存する
大切な写真、長く使う書類、必要なデータなど、自分が残しておきたいものを中心に利用しましょう。
一時的な画像や不要になったデータまで長く保存し続ける必要はありません。
同じデータの重複に気をつける
スマホ、パソコン、クラウドなど複数の場所へ同じデータを保存していることがあります。
大切なデータのバックアップは必要ですが、同じファイルが何か所にも増えてわからなくならないよう、普段使う保存場所をある程度決めておくと管理しやすくなります。
連絡先は使わなくなったものを少しずつ見直す
スマホを長く使っていると、連絡先にも以前の職場やサービスなど、現在ほとんど使わない情報が残ることがあります。
一度に全部確認する必要はありません。
連絡先を開いたときに、明らかに不要なものがあれば少しずつ見直すくらいでも十分です。
大切な連絡先を誤って消さないよう、迷うものはそのまま残しておきましょう。
パスワードまわりは安全性を優先する
デジタル整理では、見た目のすっきりさだけでなく、安全に使えることも大切です。
パスワードを紙のメモやスマホ内のわかりやすい場所へそのまま保存している場合は、扱い方を見直したほうがよいことがあります。
端末やサービスに用意されているパスワード管理機能など、自分が安全に扱いやすい方法を選びましょう。
同じパスワードを多くのサービスで使い回さないことも意識したいところです。
使わなくなったサービスもときどき確認する
以前登録したサービスを使わなくなっても、アカウントだけ残っていることがあります。
定額サービスなどを利用している場合は、現在も必要かをときどき確認してみましょう。
利用していないものを減らすと、メールや通知も少なくなり、管理するものを減らしやすくなります。
退会するとデータが消えるサービスもあるため、必要な情報が残っていないか確認してから手続きを行うことが大切です。
スマホの写真やデータを寝る前に整理しない
夜にスマホを見ながら「少し整理しよう」と始めると、写真や過去のデータを見続けてしまうことがあります。
デジタル整理は短時間で終えられるときに行い、寝る直前まで続けないほうが負担になりにくくなります。
週末の昼間に10分だけ、移動前の待ち時間に数枚だけなど、生活の中で区切りやすい時間を利用する方法があります。
毎日整理する必要はない
データをためたくないからと、毎日写真やメールを整理する必要はありません。
整理することそのものが新しい家事になってしまうと、続けることが負担になります。
月に一度アプリを見る、写真を見返したときに不要な画像だけ削除するなど、自分が無理なくできる程度で十分です。
「整理する日」を増やすより、「不要なものを新しく増やしすぎない」という考え方のほうがシンプルに保ちやすくなります。
新しいアプリやサービスを追加する前に一度考える
便利そうなアプリや新しいサービスを見つけると、試したくなることがあります。
追加する前に、すでに似たものを使っていないか、今後も使い続けそうかを一度考えてみましょう。
試してみること自体は問題ありません。ただし、使わなかったものをそのまま残し続けないことが大切です。
新しく一つ追加したときに、以前使っていたものが不要になっていないか確認する習慣を持つと増えすぎにくくなります。
デジタル整理は小さな場所から続ける
スマホ、パソコン、写真、メールなどを一気に整える必要はありません。
今日はホーム画面、別の日はスクリーンショット、次はダウンロードしたファイルというように、小さく分けて進めましょう。
一度に使う時間も短くしておくと負担になりにくくなります。
すべてを完璧に整えることより、「以前より少し探しやすくなった」と感じられる状態を積み重ねることが大切です。
まとめ｜デジタルまわりは増やしすぎない仕組みで整える
デジタルまわりをすっきり保つために、スマホやパソコンの中身をすべて細かく整理する必要はありません。
よく使うアプリを見つけやすくし、使わなくなったものを少しずつ見直す。写真は明らかに不要なものだけ減らし、残したい思い出はきちんと残す。このくらいの考え方でも十分です。
メールや通知も、届いてから毎回整理するだけでなく、不要な配信そのものを減らすと管理しやすくなります。
ファイルやクラウドは細かく分類しすぎず、自分があとから見つけやすい程度に整えておきましょう。
デジタル整理を新しい家事にするのではなく、アプリを追加するとき、写真を撮ったとき、ファイルを保存するときに少しだけ意識することが、ため込みすぎないための基本です。
まずはスマホの最初の画面を見て、今よく使っているものだけが見つけやすくなっているか確認するところから始めてみましょう。
